Vom Papierchaos zur digitalen Effizienz

Was war vor PDR.cloud Ihre größte Herausforderung?

1. Die Übersicht über die Ersatzteile: sowohl ob diese bestellt wurden und wenn ja, bei wem (ggf. rückständige Teile mit dem ganzen dazugehörigen Schriftverkehr), als auch die Übersicht, wann sie geliefert und wo sie zwischengelagert wurden.

2. Alle Unterlagen zum Auftrag – mal in Papierform, mal in den E-Mails (Freigaben, Schriftverkehr von Versicherungen und Vermittlern, alle weiteren Unterlagen wie Protokolle, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine (LS), Rechnungen (RN), Rückstände) – mussten mühsam abgelegt werden.

3. Die Kommunikation in jeder Form aus dem DMS heraus. Diese war mühseliger, da immer wieder Unterlagen in digitaler Form fehlten oder nicht im DMS waren. Auch die Kommunikation mit der Werkstatt (bidirektional) und die Aktualität (bei Veränderungen / Nachkalkulationen im Auftrag) waren schwierig; Bilder aus der Werkstatt fehlten oft oder waren nicht im Auftrag.

4. Mobiles Arbeiten war, wenn überhaupt, nur sehr eingeschränkt möglich.

5. Viele Nebenabsprachen wurden ausschließlich von einem Mitarbeiter (MA) besprochen und gelangten nicht zielführend in die Werkstatt zum richtigen MA.

6. Die Abhängigkeit vom Papier und die fehlende Digitalisierung der Unterlagen.

7. Planung / Übersichtlichkeit für alle Mitarbeiter.

8. Die Übersicht im DMS über die OPOS (offene Posten).

Wir dachten, unser System wäre „normal“, ausreichend und zeitgemäß. Aus der heutigen Sicht kann ich nur sagen: Wir haben uns das Leben selber schwer gemacht.

Was hat sich durch PDR.cloud verbessert?

• Kommunikation im Team

• Weniger Papier

• Mobiles Arbeiten

• Mehr Transparenz

• Prozesssteuerung

• Mitarbeiterplanung

• Kapazitätenplanung

• Mehr Effizienz

• Auswertungen und Analysen

• Kundenservice

Was schätzen Sie besonders an PDR.cloud?

Die Zuverlässigkeit, kein Datenverlust, wenn ein Auftrag mal neu gestartet werden muss, die Aktualität und der Umfang des Programms sowie der Zugriff von überall ohne Einschränkungen des Umfangs.

Die Vernetzung des Programms, z. B. zur Versicherung (vom HUK-Auftragsempfang bis hin zum Rechnungsversand).

Den HUK-Prozess halte ich bei PDR für wirklich super gelungen. Das wirkt gegenüber dem Kunden auch sehr professionell.

Die Übersichtlichkeit und Struktur der Dokumente und des Versands.

Die Auswertung der Aufträge und die Vernetzung bis hin zur Lackwaage.